Як позбутися втрат дорогоцінного часу 

Вітаю!

У нашій попередній бесіді на тему саморозвитку йшлося про виявлення втрат часу. 

Як ментор я навчаю підлітків здатності зосередитися, щоб краще впоратися з навчальним навантаженням, ефективно використовувати час. Це стає особливо важливим в умовах підготовки до іспитів і вступу до вишів.

Тепер же пропоную поміркувати про те, як долати втрати нашого коштовного часу. 

Швидше за все ви, як і більшість людей, відчуваєте брак часу для виконання різних справ.

При цьому більшу частину активного часу ми втрачаємо. 

Тож і скаржимося на брак часу, але не завжди розуміємо, що причини його втрати криються в нас самих.

Втрати, пов'язані із зайвою роботою

Зайва робота – це зусилля, що витрачаються на виконання непотрібних дій. 

Як виявити?

Ви робите роботу, яка не потрібна взагалі або не потрібна в цей момент.

Ви щось зайвий раз перевіряєте ще раз, із кимось зайвий раз радитесь, шукаєте непотрібну інформацію. 

Втрати цього типу з'являються також, якщо ви виконуєте роботу не оптимальним чином. Ви можете працювати досить-таки старанно, але ваші методи – не найкращі з уже наявних. 

Явною втратою є так званий «перфекціонізм».

Насправді ні вам, ні вашому оточенню, можливо, й не потрібна ваша робота в тому обсязі, тій формі чи тієї якості, як це робите ви.

Що робити?

Щоб уникнути непотрібної роботи, варто добре розуміти й чітко уявляти, як саме використовується ваша робота. 

З'ясуйте для себе, яка кількість і якість вашої роботи дійсно потрібна.  

Не працюйте про запас. Через ситуацію, що швидко змінюється, більша частина вашої роботи не буде використана взагалі, або ж роботу доведеться пізніше переробляти. 

Досягніть того, щоб робота, яку ви виконуєте, вимагала, за необхідності, тільки одного узгодження.

Робіть тільки те, що дійсно необхідно. Якщо ситуація дозволяє виконати роботу пізніше, відкладіть її.

Втрати, пов'язані з переміщенням

Якщо ви витрачаєте багато часу на дорогу до офісу, на поїздки на зустрічі, на відрядження, то щоразу виникають пов'язані з цим втрати часу.

Як виявити?

Вам нічим зайнятися в дорозі, ви сидите в соцмережах, дрімаєте, дивитеся в порожнечу, мрієте. 

Що робити?

Не витрачайте час переміщення даремно.

Ґрунтуючись на тому, скільки часу займає дорога, вирішіть, чим ви займатиметеся: працюватимете, відпочиватимете або поєднуватимете обидві справи. Спілкуйтеся, вчіться, дивіться фільми, слухайте подкасти... 

Головне робіть це планомірно.

Втрати, пов'язані з пошуком

Ніщо не буває загублено остаточно. Просто воно лежить не на своєму місці

(Сузан Мелллер)

Бути організованим – означає легко знаходити будь-який предмет або інформацію.

Як виявити?

Якщо ви шукаєте документи, предмети, інформацію більше ніж одну хвилину, то ви маєте втрати часу, пов'язані з пошуком. Ви ускладнюєте собі життя, щоразу ухвалюючи нове рішення: куди помістити інформацію, куди покласти ту чи іншу річ. 

Що робити?

Шлях усунення втрат пошуку – фіксувати втрати, що виникають через пошук предметів, документів, матеріалів, інформації протягом дня, і під час подальшого аналізу визначити заходи щодо усунення цих втрат.

Як варіант, запровадьте систему «Упорядкування» виходячи з таких принципів:

• видалити все зайве з робочого і житлового простору;
• розмістити все найбільш зручним для вас чином;
• встановити час проведення прибирання;
• виробити правила зберігання, використання і ревізії навколишнього простору, постійно і свідомо дотримуватися прийнятих правил.

Втрати пошуку часто виникають у разі втрати даних. Тому краще регулярно дублювати інформацію.

Втрати, пов'язані з перемиканнями

Здатність концентруватися і добре використовувати свій час - це все, якщо ви хочете досягти успіху в бізнесі або практично в будь-якій іншій галузі 

(Лі Якокка).

У процесі роботи кожна людина змушена перемикатися з одного завдання на інше. При цьому виникає затримка, бо ва необхідний певний час, щоб повернутися до попередньої роботи на рівень до початку перемикання. Тобто знову бути «в темі» попереднього завдання. 

Виконання роботи в режимі багатозадачності забирає на 40% більше часу, ніж при зосередженні на рідному завданні.  

Як виявити?

Одне з джерел втрат перемикання – різноманіття виконуваних завдань. Що більша кількість різнорідних завдань, що рідше вони повторюються, то більші, відповідно, затримки перемикання.

Якби перед вами стояло тільки одне завдання, то ви б працювали тільки над його виконанням. На практиці ви намагаєтеся одночасно тримати під контролем виконання кількох завдань. Якщо намагаєтеся одночасно виконати три завдання, то про одне з них ви будете постійно забувати, а виконуючи два інших, часто робитимете помилки.

Що робити?

Постарайтеся зрозуміти, в які моменти ви відкладаєте, уповільнюєте або припиняєте роботу. Поставте собі запитання, чому це відбувається.

Подумайте, чи не можна передати кудись дії, що спричиняють втрати перемикання. 

Вивчіть можливість оптимізувати або автоматизувати процедури, що спричиняють втрати перемикання.  

Створіть візуальні пам'ятки, «чек-листи», які позбавлять вас необхідності запам'ятовувати деталі складних процедур і перемикатися.

Усі однотипні роботи виконуйте блоками. 

Усвідомте ілюзорну терміновість нових справ. Найчастіше вони не вимагають термінової реакції, і їх можна відкласти «на потім». 

Для збереження контролю над своїм денним планом постарайтеся принаймні з'ясувати, наскільки критичним є нове завдання. 

Узгоджуйте терміни виконання нових завдань з тими, хто вам їх делегував, оскільки ці люди зазвичай очікують негайних дій з вашого боку.

Ви обманюєте себе, думаючи, що знаєте наперед, скільки можете зробити за день.

Втрати через помилки

Краще досконало виконати невелику частину справи, ніж зробити погано в десять разів більше

(Аристотель).

Помилкою можна вважати все, що викликає невдоволення у вас і у вашого оточення – від відсутності інформації до недотримання термінів. 

Як виявити?

Грубі помилки виникають унаслідок явних промахів під час планування, вимірювань, обчислень або неврахованого впливу зовнішнього середовища. 

Систематичні помилки спричиняються якоюсь конкретною ситуацією або джерелом. Дію таких помилок потрібно по можливості послабити. 

Якщо є витрати часу на перероблення або повторне виконання вже зроблених робіт, у яких виявлено помилки, – це, безумовно, втрати. 

Що робити?

Перш за все, потрібно з'ясувати, які типи помилок ви робите.  

Для цього однозначно визначте, що саме у вашій роботі є помилкою.

Оцініть ступінь впливу кожного з типів помилок на результат процесу. 

Зосередьтеся на зменшенні помилок, що призводять до найбільших втрат.

Один із дієвих інструментів запобігання помилкам – контрольні списки, так звані «чек-листи». 

Контрольні списки:

• допомагають врахувати всі необхідні деталі для виконання роботи без помилок;
• позбавляють потреби покладатися на короткострокову пам'ять;
• гарантують відповідність дій і якості;
• позбавляють стресу і почуття провини;
• їх можна змінювати й уточнювати;
• їх можна використовувати за багатьох обставин (при виході з дому (предмети, зовнішній вигляд); під час зустрічей (необхідна підготовча інформація); під час поїздок (документи, предмети, контакти) тощо).

Якщо ви з кимось погоджуєте свої дії в усній формі, переконайтеся, що ви точно зрозуміли вашого клієнта або колегу. Проговоріть і уточніть усе ще раз до того, як почати діяти. В іншому випадку ви можете втратити час.

Втрати, пов'язані з очікуванням

Неможливо безперервно вдосконалювати взаємозалежні системи та процеси, не довівши спочатку до досконалості взаємопов'язані взаємостосунки

(Стівен Р. Кові).

Очікування – це будь-які затримки між закінченням однієї дії та початком наступної дії. 

Як виявити?

Втрати очікування – це час, поки ви чекаєте на людину, інформацію, підпис, дзвінок, лагодження техніки тощо. Іншими словами, будь-яке очікування: людей, документів, обладнання або інформації – це завжди втрата. 

Причинами втрат часу під час очікування є:

• погане планування;
• проблеми комунікації на стиках робіт із зовнішнім оточенням;
• безвідповідальність ваших партнерів.

Що робити?

Потрібно усвідомити, що очікування – не що інше, як втрата непоправного ресурсу. Потім визначити найбільш проблемні ділянки робіт, пов'язані з очікуванням, і поступово скоротити сам час очікування.

Велика кількість втрат часу виникає при міжособистісних взаємодіях. 

Вам потрібно домовлятися з вашим оточенням про умови взаємодії: про зміст, час, місце, форму, обсяг інформації, якою ви обмінюєтеся. 

Спрямуйте свої думки на усунення втрат.

Проявляйте наполегливість. Станьте захопленим ідеєю усунення втрат. 

Юрій Васільченко, підприємець, викладач, автор книг із тайм-менеджменту та звичок, ментор для підлітків.

https://osvita.ua/news/lifelonglearn/93361/